Microsoft Excel

Introducción a las hojas de calculo

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el artículo Budgeting Models and System Simulation de Richard Mattessich.
Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin contó la historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en un tablero. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso.

Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo que el PC (ordenador u computador personal) dejase de ser sólo un hobby para entusiastas del computador para convertirse también una herramienta en los negocios.

Hojas de Cálculo en el mercado

•Calc, integrada en OpenOffice.org
•Microsoft Excel, integrada en Microsoft Office
•Gnumeric, integrada en Gnome Office
•KSpread, de KOffice
•Numbers, integrada en iWork de Apple
•Lotus integrada en el mercado hace 2 años.

Microsoft Office Excel

Mejor conocido sólo como Microsoft Excel, es una hoja de cálculo desarrollada y distribuida por Microsoft, utilizado normalmente en tareas financieras.

Microsoft lanzó en 1982 un programa de hoja de cálculo llamado Multiplan, muy popular en sistemas de CP/M, pero que en sistemas con MS-DOS perdió renombre con respecto al Lotus 1-2-3. Esta situación promovió el desarrollo de una nueva hoja de cálculo. La primera versión de Excel fue introducida para Macintosh en 1985 y la primera versión de Windows, Excel 2.0 salió al mercado en Noviembre de 1987.

Conceptos Básicos de Excel

Una hoja de cálculo está organizada en columnas y filas. La intersección de una columna y una fila se llama celda. El nombre se compone de su letra de su letra de columna seguida de su número de fila. En Excel las planillas de cálculo se llaman hojas de cálculo.

Formulas en Excel

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.


Componentes de una fórmula

Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones.
Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está dentro de una circunferencia, A = p R2, se puede escribir en Excel como:

=PI()*B1^2


Operadores

Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia.

Nuevas extensiones de nombres de archivo y formatos XML de Office 2007

Introducción

2007 Microsoft Office system presenta un nuevo formato de archivo basado en XML. XML, sigla que significa en inglés de Extensible Markup Language («lenguaje de marcas ampliable»), es un metalenguaje extensible de etiquetas desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C). Es una simplificación y adaptación del SGML y permite definir la gramática de lenguajes específicos (de la misma manera que HTML es a su vez un lenguaje definido por SGML). Por lo tanto XML no es realmente un lenguaje en particular, sino una manera de definir lenguajes para diferentes necesidades. Algunos de estos lenguajes que usan XML para su definición son XHTML, SVG, MathML.

XML no ha nacido sólo para su aplicación en Internet, sino que se propone como un estándar para el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas. Se puede usar en bases de datos, editores de texto, hojas de cálculo y casi cualquier cosa imaginable.
XML es una tecnología sencilla que tiene a su alrededor otras que la complementan y la hacen mucho más grande y con unas posibilidades mucho mayores. Tiene un papel muy importante en la actualidad ya que permite la compatibilidad entre sistemas para compartir la información de una manera segura, fiable y fácil.

Se denomina formatos XML abiertos de Microsoft Office y se aplica a Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007.

Ventajas de los formatos XML de Office

•Archivos compactos Los archivos se comprimen automáticamente y pueden llegar a ser un 75 por ciento menores en algunos casos. Los formatos XML de Office utilizan tecnología de compresión zip para almacenar documentos; ofrece un ahorro potencial de costos puesto que reduce el espacio de disco necesario para almacenar archivos y reduce el ancho de banda necesario para enviar archivos a través del correo electrónico, de redes y de Internet. Cuando se abre un archivo, se descomprime automáticamente. Cuando se guarda un archivo, se comprime de nuevo automáticamente. No es necesario instalar ninguna utilidad de compresión en especial para abrir y cerrar archivos en versión Office 2007.

•Mejoras en la recuperación de archivos dañados Los archivos se estructuran de una forma modular que mantiene los diferentes componentes de datos del archivo independientes entre sí. Esto permite abrir los archivos aunque algún componente del archivo (un gráfico o una tabla, por ejemplo) esté dañado o alterado.

•Mayor facilidad para la detección de documentos que contienen macros Los archivos que se guardan con el sufijo predeterminado "x" (tales como .docx y .pptx) no pueden contener macros de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) ni controles ActiveX y, por lo tanto, no representan para la seguridad ninguno de los riesgos asociados con estos tipos de código incrustado. Sólo los archivos cuya extensión de nombre de archivo termina en "m" (tales como .docm y xlsm) pueden contener macros de VBA y controles ActiveX, que se almacenan en una sección separada dentro del archivo. Las distintas extensiones de nombre de archivo facilitan la tarea de distinguir los archivos que contienen macros de los que no, y permiten que el software antivirus distinga fácilmente los archivos que contienen código potencialmente nocivo. Además, los administradores de IT pueden bloquear los documentos que contienen macros o controles no deseados, lo que hace más segura la apertura de documentos.

•Mayor privacidad y más control sobre la información personal Los documentos se pueden compartir confidencialmente, porque la información identificable relativa a personas y negocios, como nombres de autor, comentarios, marcas de revisión y rutas de acceso a archivos puede identificarse y eliminarse fácilmente con el Inspector de documento. Para ver información detallada.

•Mejor integración e interoperabilidad de los datos profesionales El uso de formatos XML de Office como marco de trabajo de interoperabilidad para el conjunto de productos de versión Office 2007 significa que los documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios pueden guardarse en un formato de archivo XML que está a libre disposición de cualquiera para su uso y licencia, libre de derechos de autor. Office también admite esquemas XML definidos por el usuario que amplían y mejoran los tipos de documento Office existentes. Esto significa que los clientes pueden desbloquear fácilmente la información de sistemas existentes y actuar sobre ella en los familiares programas de Office. La información que se crea dentro de Office puede utilizarse fácilmente en otras aplicaciones de negocios. Todo lo que necesita para abrir y editar un archivo de Office es una utilidad ZIP y un editor de XML.

Nuevas extensiones de nombres de archivo

De forma predeterminada, los documentos, hojas de cálculo y presentaciones creados en versión Office 2007 se guardan en formato XML con nuevas extensiones de nombre de archivo que agregan una "x" o una "m" a las extensiones de nombre de archivo que ya conoce. La "x" significa un archivo XML que no tiene macros, la "m" significa un archivo XML que sí contiene macros. Por ejemplo cuando se guarda un documento en Word, el archivo utiliza ahora la extensión de nombre de archivo .docx de forma predeterminada, en lugar de la extensión de nombre de archivo .doc.

Al guardar un archivo como una plantilla, verá el mismo tipo de cambio. La extensión de plantilla utilizada en versiones anteriores está ahí, pero ahora tiene una "x" o una "m" al final. Si el archivo contiene código o macros, deberá guardarlo utilizando el nuevo formato de archivo XML con macros, que agrega un "m" de macro a la extensión del archivo.

Las tablas siguientes muestran la lista de extensiones de archivo predeterminadas en Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007.